Αθήνα,  1 Σεπτεμβρίου 2022

Αριθμ. Πρωτ. 3600

Προς : Φαρμακευτικοί Σύλλογοι της Χώρας

Αγαπητοί Συνάδελφοι,

Έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία ελέγχου υποβολής συνταγών μηνός Ιουνίου βάσει της οποίας πραγματοποιήθηκε η εξόφληση όλων των φαρμακείων, εκτός από ειδικές περιπτώσεις για τις οποίες απαιτείται μια διαδικασία εκ μέρους των  φαρμακοποιών, οι οποίοι ενημερώνονται σχετικά από την ΚΜΕΣ.

Ο έλεγχος μηνός Ιουνίου, παρόλο ότι το 92% των υποβολών εξοφλήθηκε στις 10 Αυγούστου, παρουσίασε σοβαρότατα προβλήματα καθόσον η διαδικασία ήταν πρωτόγνωρη για όλους και έγινε μέσα στον μήνα Αύγουστο όπου οι περισσότερες υπηρεσίες αλλά και οι δύο εταιρείες πληροφοριακών συστημάτων που εμπλέκονται στις διαδικασίες, Unisystems & Intrasoft,  υπολειτουργούσαν λόγω των καλοκαιρινών αδειών.

Ταυτόχρονα παρουσιάστηκε πρόβλημα κατά την άντληση των ασφαλιστικών ενημεροτήτων και ενώ ο φαρμακοποιός μπορούσε να την αντλήσει κανονικά, η αυτόματη άντληση από την διασύνδεση ΕΦΚΑ – ΕΟΠΥΥ δεν ήταν δυνατή. Μετά από εμπεριστατωμένο έλεγχο στα τέλη Αυγούστου και κατόπιν έντονης διαμαρτυρίας του ΠΦΣ καθώς το ίδιο πρόβλημα παρουσιάστηκε για έναν αριθμό φαρμακείων και για τις συνταγές μηνός Ιουλίου, τελικά αυτό επιλύθηκε.

Όμως συνάδελφοι, παρόλο που σίγουρα υπήρχαν περιπτώσεις που λόγω αστοχιών του συστήματος του ΕΟΠΥΥ δεν προχωρούσε η διαδικασία πληρωμής φαρμακείων, η πλειοψηφία των περιπτώσεων καθυστέρησης των πληρωμών τους, ήταν από λάθη των ιδίων των φαρμακείων. Το σύστημα ελέγχου συνταγών είναι αυτοματοποιημένο και η πλειοψηφία των υποβολών ελέγχεται αυτόματα ώστε στην περίπτωση που ο έλεγχος αυτός διαπιστώνει σφάλμα, τότε η υποβολή προχωρά σε έλεγχο από φυσικό πρόσωπο.

Κωδικοποίηση των κυρίων λαθών κατά την υποβολή του 06/2022 προκειμένου να μην επαναληφθούν

1. Έκδοση τιμολογίου  παροχής υπηρεσιών για τα φάρμακα , τα εμβόλια κλπ. αντί για τιμολόγιο πώλησης.
2. Έκδοση πιστωτικών τιμολογίων αντί τιμολογίων πώλησης.
3. Έκδοση πιστωτικών τιμολογίων με ποσά μεγαλύτερα από το τιμολόγιο πώλησης.
4. Έκδοση λανθασμένου τιμολογίου πώλησης και ακύρωσή του με πιστωτικό τιμολόγιο, τα οποία δεν στάλθηκαν στην ΚΜΕΣ ενώ δηλώθηκαν ως πλήθος τιμολογίων στη ΣΣΥ.
5. Αποστολή ηλεκτρονικού αρχείου συνταγών που από λάθος απεστάλη για συνταγές Ιουλίου, ενώ το φυσικό αρχείο συνταγών που απεστάλη και τα ποσά που δηλώθηκαν αφορούσαν τον μήνα Ιούνιο.
6. Αποστολή μέρους του ηλεκτρονικού αρχείου συνταγών με αποτέλεσμα να μην συμφωνούν με τον αριθμό των συνταγών του φυσικού αρχείου.
7. Πλήρη ασυμφωνία Του ΣΣΥ (ποσά τιμολογίων, αριθμός τιμολογίων κλπ )με αυτά που υπάρχουν στο φυσικό αρχείο.
8. Δεν ολοκληρώθηκε η οριστικοποίηση της υποβολής και δεν εκδόθηκε ΣΣΥ.
9. Αναντιστοιχία του αριθμού των τιμολογίων που δηλώθηκε με τον αριθμό των τιμολόγιων του φυσικού αρχείου που απεστάλη. Εφόσον τα ποσά των τιμολογίων συμφωνούν με το αιτούμενο ποσό, η διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής ολοκληρώνεται.
10. Ασυμφωνία ποσού που αιτείται το φαρμακείο, σε σχέση με το ποσό που υπολογίζει η ΚΜΕΣ μετά από άντληση από την ΗΔΙΚΑ και άθροιση των συνταγών που στάλθηκαν ως αριθμοί μέσα από τα προγράμματα.
11. Μεγάλος αριθμός φαρμακείων που δεν διαθέτουν μηχανογραφικό πρόγραμμα, δεν απέστειλαν ηλεκτρονικά τους μοναδικούς αριθμούς των εκτελεσμένων συνταγών. Για τις περιπτώσεις αυτές το φυσικό αρχείο των συνταγών δεν δύναται να ελεγχθεί.

1. Λανθασμένα τιμολόγια, όπως λανθασμένη σειρά τιμολογίου, λανθασμένη αναγραφή αριθμού τιμολογίου (πχ όταν μπαίνει επιπλέον μια τελεία, το σύστημα βγάζει αυτόματα απέξω την υποβολή για έλεγχο από φυσικό πρόσωπο)
2. Φαρμακεία που το σύστημα δεν αναγνωρίζει τη σύμβαση τους γιατί δεν υπάρχει.
3. Φαρμακεία που είχαν τροποποίηση της σύμβασής τους εντός του μήνα υποβολής και κατέθεσαν λανθασμένα τιμολόγια.

Εκτός από τις περιπτώσεις αυτές, υπάρχουν συνάδελφοι που κοστολογούν χειρόγραφα τις συνταγές χρησιμοποιώντας τιμοκατάλογο και αριθμομηχανή και εκδίδουν χειρόγραφη συγκεντρωτική κατάσταση(!) και φυσικά ο ΕΟΠΥΥ δεν μπορεί να προχωρήσει στην εξόφληση τους.

Το σοβαρότατο πρόβλημα των μερικών εκτελέσεων που οφειλόταν στη λάθος αρίθμηση από συγκεκριμένο μηχανογραφικό πρόγραμμα επιλύθηκε μεν αλλά οδήγησε σε καθυστέρηση  της εκκαθάρισης & πληρωμής της προκαταβολής του 95% σε μεγάλο αριθμό συνεργαζόμενων με τα προγράμματα φαρμακείων.  Υπήρχαν προγράμματα που έδιναν τη δυνατότητα προχορήγησης φαρμάκων και προεκτελέσεων τρίμηνων και εξάμηνων συνταγών, ενσωματώνοντας αυτές στο σύστημα συνταγών του ΕΟΠΥΥ και εκδίδοντας τιμολόγια για αυτά, με αποτέλεσμα τα ποσά που αιτούνταν να διαφέρουν από τις πραγματικές συνταγές που είχαν εκτελεστεί μέσω της ΗΔΙΚΑ.

Επίσης, υπήρχαν φαρμακεία για τα οποία το ποσό που πρόκυπτε από την άντληση των μοναδικών αριθμών των συνταγών που αποστείλαμε μέσω της ΗΔΙΚΑ διέφερε από το ποσό που πρόκυπτε από το μηχανογραφικό πρόγραμμα. Συγκεκριμένα, υπήρχαν μηχανογραφικά προγράμματα που δεν αντλούσαν το ποσό της εκτελεσμένης συνταγής από την ΗΔΙΚΑ αλλά το ποσό της συνταγής υπολογίζεται μέσω δικού τους συστήματος. Οι διαφορές τιμών που παρατηρήθηκαν οφείλονται στο γεγονός ότι ορισμένα προγράμματα δεν ενημερώνονταν άμεσα για τις αλλαγές τιμών της ΗΔΙΚΑ  ενώ υπήρξε και αργοπορία στην ενεργοποίηση της αναβάθμισης στο μηχανογραφικό του σύστημα από τα φαρμακεία, με αποτέλεσμα άλλο να είναι το ποσό της συνταγής που υπολογίζει η ΗΔΙΚΑ και άλλο το ποσό που υπολογίζεται  μέσω του προγράμματος.

Για τα φαρμακεία που είναι αδύνατη η εξόφληση χωρίς την αποστολή νέων τιμολογίων,(απαιτείται άνοιγμα της υποβολής και νέα οριστικοποίηση λόγω  πολλαπλών λαθών),  η ΚΜΕΣ έχει ξεκινήσει επικοινωνία μαζί τους ώστε να προβούν στις απαραίτητες διορθώσεις, προκειμένου να ξεκινήσει η διαδικασία εκκαθάρισης και εξόφλησης τους και αφορά 115 περίπου υποβολές σε σύνολο περίπου 30.000, με σύνθετα προβλήματα τα οποία αντιμετωπίζονται.

Η εκκαθάριση και πληρωμή της προκαταβολής του 95% μηνός Ιουλίου ολοκληρώνεται σαφώς με καλύτερους ρυθμούς και με ελαχιστοποίηση των προβλημάτων. Μέχρι την 1/9^ου σε σύνολο 31.677 υποβολών βρίσκονται σε εκκρεμότητα στην ΚΜΕΣ περίπου 600 υποβολές με προβλήματα όπως τα παραπάνω που σας αναφέραμε, τα οποία αντιμετωπίζονται και επιλύονται από τις υπηρεσίες της ΚΜΕΣ. Στις παραπάνω δεν συμπεριλαμβάνονται οι υποβολές των συνοδευτικών έγγραφων συγκεκριμένου Φαρμακευτικού Συλλόγου που καθυστέρησαν να φτάσουν στην ΚΜΕΣ λόγω λάθους της εταιρείας ταχυμεταφορών η οποία τις συμπεριέλαβε μαζί με το φυσικό αρχείο των συνταγών του Συλλόγου!!!

Επίσης, όπως ενημερωθήκαμε για τις υποβολές που ελέγχθηκαν από την ΚΜΕΣ και προωθήθηκαν για άντληση ασφαλιστικών και φορολογικών ενημεροτήτων, μόλις το 0,8% αυτών είχαν τελικά πρόβλημα και αυτό λόγω οφειλών.

Επειδή τα μεγαλύτερα προβλήματα παρουσιάζονται στην αναντιστοιχία του αιτούμενου ποσού των τιμολογίων σε σχέση με αυτά που πιστοποιεί η ΚΜΕΣ,  ζητήσαμε η οριστικοποίηση των φαρμακείων μέσω των προγραμμάτων στην πύλη της  ΚΜΕΣ, να υλοποιείται μόνο όταν υπάρχει συμφωνία του αιτούμενο ποσού με αυτό που αντλεί η ΚΜΕΣ μέσω της ΗΔΙΚΑ. Με αυτό τον τρόπο θα εξαλειφθεί η πλειοψηφία των προβλημάτων  που παρατηρήθηκαν κατά τον έλεγχο για την πληρωμή της προκαταβολής του 95%.

Στον Πανελλήνιο Φαρμακευτικό Σύλλογο ήδη συγκροτείται ειδικό τμήμα που θα ασχολείται με τις υποβολές των συνταγών και τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι συνάδελφοι κατά τον έλεγχο της υποβολής τους.

Με Εκτίμηση,

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ                                              Ο ΓΕΝ. ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

 ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ ΒΑΛΤΑΣ                               ΣΕΡΑΦΕΙΜ ΖΗΚΑΣ